PRIVACY POLICY JOB EXPERT

Wij vinden jouw privacy belangrijk! Binnen onze organisatie JOB EXPERT NV gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

1.     Wie contacteren in geval van vragen?

JOB EXPERT NV met maatschappelijke zetel te Heusden-Zolder, Meylandtlaan 115/1en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0449 516 509, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

JOB EXPERT NV Verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

2.     Wat zijn persoonsgegevens?

 

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

3.     Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze werknemers. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

  • Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;
  • Een kopie van identiteitskaart of verblijfsvergunning en eventuele arbeidskaart indien van toepassing
  • Een kopie van jouw rijbewijs indien dit nodig is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst
  • Foto’s en video’s
  • Payrollinformatie zoals: jouw rijksregisternummer, jouw adres, jouw burgerlijke staat, jouw bankrekeningnummer, jouw gezinssamenstelling, jouw geboortedatum, -plaats en -land, jouw telefoonnummer, jouw e-mailadres, jouw nationaliteit, jouw geslacht, jouw taal
  • Jouw loon en loonfiches
  • De naam van een contactpersoon in geval van nood;
  • Evaluatieformulieren
  • Checklist onthaal en werkpostfiche;
  • Documenten en evaluatieformulieren
  • Jouw opleidingscertificaten en eventuele testresultaten
  • Jouw sociale documenten
  • Het attest van medische geschiktheid indien nodig voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

4.     Bij een bezoek aan onze site bewaren we volgende persoonsgegevens:

 

  • Jouw domeinnaam (IP-adres) als je een bezoek brengt aan onze webpagina’s;
  • Jouw e-mailadres als je boodschappen/vragen plaatst via deze website;
  • Jouw e-mailadres als je dit aan ons communiceert;
  • Alle informatie met betrekking tot de pagina’s van andere sites die je geraadpleegd hebt om naar onze site te gaan;
  • Alle informatie die je vrijwillig verstrekt hebt (bijvoorbeeld onderzoek informatie en/of site-registratie).

Deze informatie wordt gebruikt:

  • Als je ons jouw telefoonnummer via het web meedeelt kan je telefonisch gecontacteerd worden door ons bedrijf met betrekking tot informatie over onze diensten
  • Als je ons jouw gsm-nummer via het web meedeelt kan je telefonisch en via tekstberichten (SMS/MMS/ed) gecontacteerd worden door ons bedrijf met betrekking tot informatie over onze diensten indien je hiervoor jouw expliciete toestemming hebt gegeven of indien je ons jouw nummer meegedeeld hebt.

 

  • Als je ons jouw e-mailadres via het web meedeelt kan je via e-mail gecontacteerd worden door ons bedrijf met betrekking tot informatie over onze diensten indien je hiervoor jouw expliciete toestemming hebt gegeven of indien je ons jouw e-mail adres meegedeeld hebt.

5.     Cookies

Wanneer je onze website bezoekt worden ook bepaalde gegevens bewaard, op basis van cookies die worden geplaatst.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op de computer of ander toestel worden opgeslagen als je een website bezoekt of gebruik maakt van een applicatie. Het cookie-bestand laat toe om jouw browser te herkennen gedurende het bezoek aan de online-dienst of bij volgende bezoeken.

Cookies kunnen geplaatst worden door de server van de website of applicatie die je bezoekt, maar ook door servers van derde partijen die met deze website of applicatie samenwerken.

Via jouw browserinstellingen kan je de installatie van cookies weigeren of beheren. Je kan ook op elk moment de al geïnstalleerde cookies van jouw computer of mobiel apparaat verwijderen.

Welke cookies gebruikt onze website?

Onze website gebruikt functionele cookies (in hoofdzaak tijdelijke cookies) om het gebruik van onze website mogelijk te maken en/of te vergemakkelijken. Je kan deze cookies uitzetten via jouw browser, maar dit kan het functioneren van onze website negatief aantasten. Zodra je jouw browser of de applicatie sluit en verlaat worden deze cookies gewist.

Derde-partij-cookies zijn cookies die beheerd en geplaatst worden door een derde partij (bv. YouTube, Twitter, Facebook, Vimeo, …). Derde-partij-cookies zorgen er dus voor dat bepaalde gegevens door jouw bezoek of gebruik van onze website aan derden verzonden worden. Hiervoor verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen hierover op hun eigen websites daarover geven: Facebook, Twitter, Google/Youtube, Vimeo, … Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen.

Via onze website worden ook cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Google Analytics dienst. Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op jouw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over jouw gebruik van de website (met inbegrip van jouw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe je de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

 

Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal jouw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Je kan het gebruik van cookies weigeren door in jouw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen je er echter op dat je in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kan benutten.

 

Door gebruik te maken van deze website geef je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

6.     Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Uw payrollinformatie wordt verzameld met het oog op onze loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.

De naam van een contactpersoon wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.

Uw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

Foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie met als rechtsgrond uw voorafgaande toestemming.

Uw burgerlijke staat en de kinderen ten laste zijn noodzakelijk voor de berekening voor fiscale en sociale doeleinden.

7.     Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

De bewaartermijnen van de Persoonsgegevens die wij hanteren, zijn steeds afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

De persoonsgegevens van uitzendkrachten die effectief bij ons gewerkt hebben, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract. Indien u niet langer gebruik wenst te maken van onze diensten en, indien uitschrijven wettelijk relevant is, kunt u zich uitschrijven bij Job Expert, door een mail met een kopie van uw identiteitskaart te sturen naar backoffice@jobexpert.be. Of door een brief te sturen met een kopie van uw identiteitskaart naar onze maatschappelijke zetel.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

8.     Wat zijn uw rechten als uitzendkracht?

 

  1. Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

  1. Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

  1. Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

  1. Recht van gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

  1. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

  1. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

  1. Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze personeelsadministratie. U struurt een brief met een kopei van uw identiteitskaart naar het aders van onze maatschappelijke zetel, Job Expert NV Meylandtlaan 115/1 3550 Heusden-Zolder, of u stuur een mail met dezelfde gegevens naar backoffice@jobexerpert.be

 

  1. Klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

 

9.     Doorgifte aan derden

 

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:

  1. Payrollinformatie wordt enerzijds doorgegeven aan ons sociaal secretariaat PRATO met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen;
  2. Doorgifte aan provider voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques Edenred

 

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze bovenstaande organisaties verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

 

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

 

Uw naam, voornaam zullen ook worden doorgegeven aan onze klanten ingeval u uw arbeidsprestaties daar zult aanvatten.

 

Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

 

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

 

 

 

10.  Veiligheid en vertrouwelijkheid

 

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de  toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

  1. Technische maatregelen:

Gebruik van virusscans, firewalls, enz.

Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast

Geen onbeveiligde harde schijven

Versleutelde e-mails

Toegangsbeveiliging tot gegevens

Encryptie van gegevens

Geen onbeveiligde back-ups

Werken op beveiligde harde schijven

 

  1. Organisatorische maatregelen:

Welbepaalde personen hebben toegang

Procedure voor incidentenbeheer

Policy naar werknemers & medewerkers

Opleiding voor werknemers & medewerkers

Vertrouwelijkheidsclausules